WheelQ Oy:n tietosuojaseloste

Päivitetty 11.11.2025

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: WheelQ Oy

Osoite: Mikonkatu 9, FI-00100

Y-tunnus: 2553764-8

Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava: Aarne Savolainen

Yhteystiedot: helpdesk@wheelq.com

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

WheelQ Oy:n, sen konserniyhtiöiden ja yhteistyökumppaneiden liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen
Palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, ylläpitäminen, varmentaminen ja kehittäminen
Palveluista, tuotteista ja asiakkuuteen liittyvistä asioista viestiminen
Asiakassuhteiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen

Henkilötietoja voidaan käsitellä edellä mainittuja tarkoituksia varten muun muassa:

Asiakassuhteiden sekä palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi
Asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi
Tilastointiin ja raportointiin
Asiakasviestintään
WheelQ Oy:n, sen konserniyhtiöiden ja yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden markkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon, rekisteröidyn suostumukseen, rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen tai oikeutettuun etuun.

WheelQ Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten tietosuojalakia 1050/2018.
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti sopimus (6.1 b), rekisterinpitäjän oikeutettu etu (6.1 f), lakisääteinen velvoite (6.1 c) sekä rekisteröidyn antama suostumus (6.1 a).

3. Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

Perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, asiakasnumero, paikkakunta, käyttöpaikkanumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste)
Yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta)
Yhteystiedot (kuten puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (kuten laskutusta, maksuja, maksamista koskevat tiedot)
Asiakkuuteen liittyvät tiedot (kuten voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot)
Mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

4. Tallennettavat tietotyypit

WheelQ saattaa kerätä seuraavia tietoja:

Yksityishenkilöiden tiedot

Etu- ja sukunimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Postiosoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Suostumukset ja kiellot suoramarkkinointiin
Yritystiedot

Yrityksen nimi

Yrityksen osoitetiedot
Asiakkaan maksu- ja luottokortteihin liittyvät tunnisteet ja numerot
Asema ja rooli yrityksessä
Y-tunnus
Henkilötunnus
IP-osoite

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

Asiakkuuden alkamisaika
Asiakkuuden päättymisaika
Asiakkuustasot
Tarjoushistoria
Asiakaspalaute
Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimituksista ja laskutuksesta
Kyselyihin ja tutkimuksiin annetut tiedot
Uutiskirjeiden avaus- ja lukutiedot
Markkinoinnin kohdentamisessa käytettävät tunnisteet

5. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään pääasiassa niin kauan kuin käsittelyn perusteena oleva sopimus on voimassa. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä niin kauan kuin jokin muu käsittelyperuste (esimerkiksi lakisääteinen velvoite tai oikeutettu etu) on voimassa, sekä kohtuullisen ajan sen päättymisen jälkeen.

Rekisteriin tallennetaan tiedot sellaisina kuin ne on saatu, ja niitä päivitetään aina, kun asiakkaalta tai muulta rekisteriin merkityltä taholta saadaan uutta tai muuttunutta tietoa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi niitä voidaan kerätä WheelQ Oy:n tai samaan konserniin kuuluvan yhtiön tai yhteistyökumppanin tietojärjestelmistä, kun rekisteröity rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita, sekä rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.

Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä sekä rekisterinpitäjän kanssa lehtien myyntiä koskevan sopimuksen tehneiltä yhteisöiltä sekä tavaroiden ja palveluiden tilausmyyjiltä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Henkilötietoja voidaan jakaa WheelQ Oy:n luotetuille yhteistyökumppaneille ja palveluntarjoajille, jotka tuottavat WheelQ:lle palveluita, kuten markkinointi-, tutkimus-, asiakaspalvelu- tai ohjelmistoratkaisuja. Näillä tahoilla on oikeus käyttää tietoja ainoastaan sovitun toimeksiannon toteuttamiseen, eivätkä ne saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa.

Henkilötietojen omistajuus säilyy aina WheelQ Oy:llä, eikä se siirry kolmansille osapuolille tietojen luovutuksen yhteydessä.

Tietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille lain niin edellyttäessä sekä siirtää tai luovuttaa toimeksiannon toteuttamiseksi tarpeellisessa laajuudessa.

8. Luovutukset EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

WheelQ ei pääsääntöisesti siirrä tai luovuta henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietojen siirto kuitenkin on tarpeen, se toteutetaan henkilötietolainsäädännön mukaisesti ja vain, jos:

Tiedot siirretään maahan tai organisaatioon, jonka tietosuojan tason Euroopan komissio on todennut riittäväksi,
Siirto perustuu erillisiin sopimusjärjestelyihin, joilla varmistetaan tietosuojan riittävä taso, tai
Rekisteröity on antanut siirtoon nimenomaisen suostumuksensa.

9. Evästeiden käyttö

WheelQ:n verkkosivusto käyttää evästeitä sivuston toimivuuden, analytiikan ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu käyttäjän laitteelle. Sivustolla käytetään sekä väliaikaisia istuntoevästeitä, jotka poistuvat selaimen sulkemisen yhteydessä, että pysyviä evästeitä, jotka säilyvät laitteella pidempään.

Evästeitä käytetään muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

Sivuston liikenteen ja käytön analysointi (esim. kävijämäärät, vierailujen kesto ja sisällön kiinnostavuus)
Sivuston toiminnan varmistaminen ja käytettävyyden parantaminen
Sisällön ja mahdollisen mainonnan kohdentaminen käyttäjän mieltymysten perusteella

Sivustolla voidaan käyttää myös kolmansien osapuolten työkaluja, kuten analytiikka- (esim. HubSpot) ja markkinointipalveluja (esim. LinkedIn), jotka hyödyntävät evästeitä käyttäjätilastojen ja mainonnan kohdentamiseen.

Käyttäjä voi hallita evästeiden käyttöä sivuston evästeilmoituksen tai selaimen asetusten kautta. Sivusto pyytää erikseen suostumuksen ei-välttämättömien evästeiden tallentamiseen. Evästeiden estäminen voi kuitenkin vaikuttaa sivuston toimintaan.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin käyttöoikeus on rajattu niille rekisterinpitäjän palveluksessa oleville ja muille määritellyille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Rekisterit ovat teknisesti suojattu muun muassa palomuurilla, salauksella, luotettavilla varmuuskopiointiratkaisuilla ja käyttöoikeuksien hallinnalla.

Pääsy tietoihin edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia ja salasanoja. Palvelintilat ovat fyysisesti suojattuja, ja henkilötietojen käsittelyprosessit tarkistetaan ja päivitetään säännöllisesti turvallisuuden varmistamiseksi. Poikkeustilanteista ja mahdollisista tietoturvaloukkauksista pidetään lokia ja ne käsitellään viipymättä.

11. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus:

tarkistaa itseään koskevat tiedot WheelQ Oy:n asiakasrekisterissä
vaatia tietojensa oikaisua niissä olevan virheen vuoksi
vaatia tietojen poistamista tai siirtämistä järjestelmästä toiseen
rajoittaa tai vastustaa tietojensa käsittelyä
peruuttaa aiemmin annettu suostumus tietojen käsittelylle
tehdä valitus valvontaviranomaiselle
kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyynnön voi tehdä maksutta kerran vuodessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, yleensä kahden viikon kuluttua pyynnön esittämisestä.

12. Ajankohtaisuus

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Päivitetty versio julkaistaan WheelQ Oy:n verkkosivustolla, ja siinä ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.

WheelQ Oy:n tietosuoja­seloste

WheelQ Oy:n tietosuoja­seloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

3. Rekisterin tietosisältö

4. Tallennettavat tietotyypit

5. Tietojen säilytysaika

6. Säännönmukaiset tietolähteet

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

8. Luovutukset EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

9. Evästeiden käyttö

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

11. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus

12. Ajankohtaisuus

WheelQ Oy:n tietosuojaseloste

WheelQ Oy:n tietosuojaseloste